Служебная записка — это внутриорганизационный документ. Она используется для коммуникации между подчиненным и руководителем или между различными структурными подразделениями компании. Этот документ относится к типу стандартизации «образец-схема», где строго фиксирован лишь набор обязательных реквизитов (адресат, заголовок, текст, дата, подпись).

В служебных, а также докладных и объяснительных записках допускается использование первого лица и местоимения «я» (например: «В связи с началом тестирования прошу выделить стенд...»).

Деловая переписка — это инструмент внешнего обмена документами между организациями. Структура делового письма строго регламентирована стандартом и включает: наименование вида документа, исходящий номер и дату, адресата, приветствие, текст, подпись и отметку об исполнителе.

В зависимости от цели выделяют несколько видов писем. Письмо-запрос используется для получения информации («Просим сообщить...»). Письмо-согласование (или сопроводительное) отправляется вместе с другими документами («Направляем на согласование техническое задание...»). Письмо-напоминание указывает на истекающие сроки договоров.

Редактирование — обязательный процесс работы над любым деловым текстом. Оно проходит в три этапа: первичное чтение с пометками, проверка фактического материала (полнота и достоверность цифр/данных) и языковая правка (исправление орфографических и стилистических недочетов).

Среди типичных ошибок часто встречается неверное использование предлогов (необходимо писать «согласно приказу», а не «согласно приказа»), злоупотребление предлогом «о» (правильно: «отметил важность»). В документах недопустимо использовать архаизмы («при сем», «каковой»). В этическом плане запрещена любая ирония и грубость, а использование восклицательного знака при обращении («Уважаемый Иван Иванович!») придает письму особое значение.

• Служебная записка — внутриорганизационный документ для связи между сотрудниками или отделами.
• Деловое письмо — письменное сообщение, отправляемое для взаимодействия между различными организациями.
• Письмо-запрос — вид делового письма, цель которого — получение какой-либо информации.
• Письмо-согласование — письмо, сопровождающее отправку документа (например, ТЗ) для его рассмотрения и подписания.
• Редактирование — процесс проверки и исправления документа (фактическая, стилистическая и орфографическая правка).
• Архаизмы канцелярского характера — устаревшие слова и обороты (например, "каковой", "на предмет"), недопустимые в современной деловой речи.
• Отметка об исполнителе — реквизит в конце делового письма, указывающий ФИО и телефон составителя.